Entonces, ¿alguna vez compró algo totalmente innecesario solo porque no pudo encontrar el artículo que ya tenía en algún lugar perdido en la casa? Este desperdicio es más común de lo que podría imaginar, y no ocurre solo en nuestros hogares. De hecho, está ocurriendo en los equipos de Relaciones Gubernamentales e Institucionales.
Piénselo: invierte en sistemas de monitoreo de vanguardia, contrata consultorías reconocidas que le envían información todo el tiempo, y sin embargo, siente que se está perdiendo de algo. ¿Por qué?
La respuesta es simple, pero preocupante: falta de organización de la información. Cada día, somos bombardeados con una cantidad absurda de datos. Es humanamente imposible procesarlo todo, y el riesgo es que los detalles fundamentales pasen desapercibidos o sean deliberadamente eliminados para evitar sobrecargas.
Y aquí viene la advertencia: al ignorar estos detalles, corremos el riesgo de dejar información esencial fuera de nuestras estrategias, comprometiendo los resultados deseados.
¡Pero cálmese, hay soluciones! Y una de ellas es tratar la información como tratamos el agua en una presa. Algunas necesitan ser utilizadas inmediatamente, mientras que otras pueden ser almacenadas para uso futuro a medida que la estrategia avanza. ¿Y cómo hacer esto?
¡Organizando información en una red!
Utilice una herramienta capaz de organizar esta información en una red. En lugar de las carpetas estándar, donde un documento solo puede estar en un solo lugar, opte por un sistema que permita la multipresencia de un documento.
Paso 1: Comience creando lo que llamamos "objetos de gestión". Estas son como etiquetas virtuales para las cosas que gestiona, ya sean partes interesadas, propuestas, requisitos regulatorios, etc. Cada una de estas "etiquetas" se convertirá en una carpeta.
Paso 2: Todos los documentos y datos que recibe, ya sea a través de curaduría, información de trasfondo o informes de consultoría, deben estar asociados a estos objetos de gestión.
Paso 3: Para acceder a la información deseada, simplemente seleccione el objeto de gestión relevante y aplique un filtro temporal. ¡Encontrará rápidamente lo que busca!
Y la mejor parte: esta organización se puede hacer manual, semiautomáticamente o incluso de manera totalmente automatizada. El método elegido dependerá de su realidad, pero lo esencial es mantener este proceso diario, asegurando que ningún detalle se pierda en el mar de información.
Si cree que esta estrategia podría serle útil, estamos aquí para ayudarle. ¡Póngase en contacto para una charla productiva!
¡Hasta el próximo artículo y buenas prácticas! 📊🗂️📝
