En la vida dinámica de los tiempos actuales, la curaduría de información vale oro.
Y un dashboard es seguramente una de las herramientas de gestión más valoradas por los ejecutivos de empresas, asociaciones y consultorías que actúan en Relaciones Institucionales y Gubernamentales (RIG o RelGob).
Después de todo, un buen dashboard es bastante eficaz y poderoso para transmitir información crucial a los tomadores de decisiones de la manera más fácil e interactiva.
Básicamente, los dashboards presentan de forma intuitiva y visualmente agradable una serie de indicadores – incluso en tiempo real – que ayudan a medir la temperatura de temas relevantes, señalando riesgos y oportunidades.
Es, por lo tanto, un excelente medio para proporcionar conocimientos (insights).
Aquí en Sigalei, hemos evolucionado nuestras operaciones para ofrecer soluciones cada vez más personalizadas, que ayuden a los clientes en sus procesos de toma de decisiones en RIG.
En este artículo, doy algunos consejos sobre cómo desarrollar un dashboard.
Lea nuestros consejos*:
1. Piense bien en los objetivos y necesidades de los tomadores de decisiones de RIG que verán el dashboard
Antes de salir a construir un dashboard, vale mucho la pena invertir un tiempo con algunas preguntas básicas que pueden ahorrar pérdida de tiempo más adelante.
En este aspecto, pregúntese lo siguiente:
a) ¿Cuál es el objetivo del equipo de RIG al elaborar un dashboard?
b) ¿A qué se destina el dashboard? ¿Y cuáles son las expectativas de estos tomadores de decisiones?
c) ¿Cuáles son los indicadores (KPIs) que se usarán? ¿Serán útiles para cumplir los objetivos de los tomadores de decisiones?
Estas preguntas son esenciales. Después de todo, un dashboard tiene – o debería tener – como meta final facilitar la vida del equipo de RIG y, por supuesto, de los tomadores de decisiones en la organización, de los miembros de una asociación, de los clientes de una consultoría.
Antes que nada, vale la pena enumerar el grupo de personas que utilizarán activamente el dashboard, así como sus funciones. Lo ideal es imaginar cómo es la rutina de estos grupos de personas. Pregúntese de qué modo visualizarán el dashboard, cuántas veces al día, en qué horarios y con qué finalidades. ¿Qué objetivos están tratando de alcanzar? ¿Quieren saber, por ejemplo, cuántas veces se mencionó a la empresa o a una asociación en una situación crítica? ¿O si el Proyecto de Ley de interés ha avanzado o no?
No siga adelante en el proceso de creación del dashboard hasta que haya hecho todas las preguntas sobre los usuarios y, en consecuencia, haya establecido de una a tres metas realmente relevantes para esos usuarios. Una encuesta interna o una entrevista rápida con algunos de ellos puede ser de gran ayuda para enfocarse.
Una vez definidas las metas, vale la pena pensar qué indicadores, bajo una medición, realmente serán capaces de aportar conocimientos (insights) de valor. También vale la pena entender de qué modo se visualizan actualmente estos KPIs en la empresa, asociación o cliente (¿Excel? ¿CRM?). ¿Hay puntos de mejora que proponer en el formato de visualización?
Por último, ¿qué recursos narrativos pueden ayudar a dar una fotografía de lo que está ocurriendo, en un breve vistazo?
Todas estas cuestiones son esenciales para que pueda elaborar un dashboard que todos tengan interés en usar. El dashboard debe ser, al mismo tiempo, fácil de usar y estar enfocado en las herramientas que ya se utilizan. De lo contrario, el esfuerzo será en vano.
2. Asegúrese de que los datos que alimentarán el dashboard
Una vez mapeado su público y los objetivos, vale la pena un análisis de los datos que alimentarán los indicadores gráficos del dashboard.
La credibilidad es el alma de un dashboard. Por tanto, los datos deben ser limpos, precisos, consistentes, completos y estar alineados con los objetivos estratégicos de su empresa.
En el proceso de monitoreo de Relaciones Institucionales y Gubernamentales, como ya hemos visto, hay mucho ruido; y la importancia de esta etapa es filtrar exactamente lo que es relevante. Cabe un esfuerzo para que este proceso sea automatizado y tecnológicamente integrado con la fuente de captación de datos. Esto asegura más rapidez en el proceso y dashboards de mayor calidad.
3. Elija gráficos adecuados para cada indicador
Elegir el gráfico correcto marca la diferencia para el éxito de un dashboard.
¿Tablas? ¿Medidores? ¿Gráficos de barras? ¿O circulares? ¿O de líneas? ¿Etc.?
Cada uno tiene pros y contras. Es primordial probar cuál de ellos será el más adecuado para resumir, visualmente, lo que está ocurriendo.
Los gráficos de barras, por ejemplo, son excelentes para comparaciones temporales y para señalar tendencias: caída o crecimiento. Los gráficos circulares (de pastel) son buenos solo para mostrar proporciones: por ejemplo, de 100 noticias, cuántas fueron positivas o negativas. Los medidores ayudan a destacar la temperatura de un indicador, y pueden tener colores (rojo, crítico).
4. Proporcione un escenario correcto y equilibrado
Un punto importante, en la selección de los datos y de los gráficos, es que reflejen el escenario correcto y preciso. No tiene sentido un dashboard que solo muestre resultados positivos o que no brinde contexto: las métricas deben permitir comparar los números para un correcto análisis del avance o retroceso de un movimiento de una parte interesada, por ejemplo.
Es importante estar atento al interés de los tomadores de decisiones. Lo ideal es que un dashboard de RIG aporte datos críticos que proporcionen una fotografía clara de lo que, por ejemplo, ocurrió recientemente en el Congreso Nacional con respecto a un proyecto de ley, datos en tiempo real que reflejen lo que está ocurriendo e incluso conocimientos (insights) que señalen tendencias de riesgos y oportunidades que permitan anticiparse a los movimientos.
Al tener un panorama completo, los tomadores de decisiones tendrán la oportunidad de evaluar si la estrategia de RIG debe seguir adelante o si merece una revisión.
5. Invierta en diseño
El diseño lo es todo. Y los dashboards solo tendrán valor para su público con un buen diseño.
En esencia, los mejores dashboards son los visualmente más simples, limpios y minimalistas. Deben contar una historia. Y esto empieza por el posicionamiento estratégico de los gráficos. Es evidente que los resultados y los principales indicadores de actuación de RIG deben mostrarse de manera destacada en la parte superior del dashboard, seguidos por los datos de apoyo.
También es función del diseño permitir una rápida lectura comparativa de los datos presentados en los gráficos. El diseño siempre debe tener en cuenta cómo funciona el flujo lógico de la mirada de las personas, y la forma de escanear los indicadores en un dashboard suele ser en "Z", es decir, de izquierda a derecha, en diagonal, para retomar de izquierda a derecha.
Evite sobrecargar el dashboard con demasiados datos. Tenga en cuenta que los tomadores de decisiones tienen poco tiempo. Solo verán utilidad en el dashboard si no es difícil de usar.
Otro punto de atención es la elección de los colores. Lo ideal es seleccionar pocos colores (digamos, tres) y mantener el patrón. También vale la pena utilizar colores que no puedan confundirse. Rojo, amarillo y azul o verde suelen funcionar bien.
Finalmente, siempre existen modelos predefinidos de dashboards. Es un ahorro de tiempo estudiar qué estilos, diseños y gráficos son los más adecuados para su realidad. Pueden personalizarse fácilmente a la realidad de su empresa, asociación o cliente.
Y la personalización de los dashboards, basándose en los colores, el logotipo y la tipografía de la empresa, asociación o cliente, ciertamente ayuda a crear un mayor compromiso (engagement) con los usuarios de la herramienta.
6. Agregue interactividad y nuevas tecnologías
Los dashboards ganan muchos puntos con su público si les otorga poder de control.
Los dashboards interactivos ofrecen varias posibilidades a los tomadores de decisiones que permiten seleccionar datos e información, con algunos clics, y examinarlos con más profundidad a medida que avanzan en la consulta de la herramienta.
Hay una serie de funcionalidades que funcionan bien con la interactividad: zooms en gráficos, widgets y posibilidades de seleccionar recortes temporales y tipos de datos y documentos, entre otros recursos.
La interactividad siempre tiene que jugar a favor del proceso de toma de decisiones de RIG: simplificar los procesos analíticos y, en la medida de lo posible, dar respuestas a las preguntas de forma inmediata.
En este proceso, existen diversas tecnologías más avanzadas, incluso con inteligencia artificial y análisis predictivos, que rescatan datos históricos para señalar tendencias, así como sistemas de alertas de datos inteligentes para indicar metas alcanzadas o situaciones de riesgo en cuestiones regulatorias. Esto ya mejora significativamente la experiencia de los tomadores de decisiones.
7. Programe dashboards para dispositivos móviles
Siempre vale la pena tener en cuenta que el público objetivo de los dashboards está formado por personas hiperconectadas, desde la hora que despiertan hasta la hora que se duermen. Tienen acceso a información las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en diversas plataformas.
Los teléfonos inteligentes (smartphones) y las tabletas, por ejemplo, son equipos utilizados a cualquier hora del día, en cualquier lugar, por los tomadores de decisiones. Por tanto, es fundamental diseñar el dashboard para dispositivos móviles, tanto desde el punto de vista de la tecnología como del diseño.
Hoy, afortunadamente, cualquier proveedor especializado tiene esa capacidad de programar para todos los dispositivos. Solicite estos recursos para que el dashboard cumpla plenamente con los
8. Pida feedback y rehaga
Terminada la implementación del proyecto del dashboard, pedir retroalimentación (feedback) es indispensable.
Vale la pena probarlo con quienes lo usarán, incluso para verificar posibles ajustes o puntos de mejora que permitan la evolución del dashboard.
Es posible hacerlo de diversas maneras: desde observar directamente cómo los usuarios interactúan con el dashboard o pedirles comentarios sobre puntos que consideren confusos.
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El dashboard es un buen termómetro del trabajo de Relaciones Institucionales y Gubernamentales de una empresa, asociación o consultoría.
Estos consejos permiten que todos estén en la misma página, y la actuación del equipo de RIG puede ser mucho más asertiva con el compromiso de los tomadores de decisiones.
Aquí en Sigalei, nuestro equipo de Servicios ha estado construyendo estas soluciones con algunos de nuestros clientes, y cada uno de ellos tiene sus propias necesidades.
Con estas soluciones, logramos integrar todas las potencialidades de nuestra plataforma de monitoreo y la capacidad analítica de nuestros especialistas.
Estamos seguros de que podemos, con nuestro conocimiento, ayudar a su organización a perfeccionar procesos y mejorar aún más las entregas.
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Espero su mensaje.
* Frederico Oliveira - Fundador & CEO de Sigalei
