Perder información importante es una situación crítica para quien se encarga del monitoreo político-regulatorio, sobre todo porque este vacío puede perjudicar la estrategia de Relaciones Institucionales y Gubernamentales (RIG) de una institución.
Este tipo de información, usted sabe, suele señalar riesgos/oportunidades que necesitan ser analizadas/priorizadas y ventanas únicas de actuación que se abren y cierran, a veces irreversibles. Es con ellas que la organización distribuye tareas y tiene una actuación en el momento adecuado.
Para no correr el riesgo de "pasar algo por alto", la tecnología es fundamental.
Por lo tanto, configurar la herramienta con los parámetros correctos es una etapa crítica del trabajo. Sólo así el software será plenamente capaz de identificar, seleccionar y comunicar información realmente relevante.
Para ayudarle en este desafío, vamos a compartir con usted la metodología de parametrización que utilizamos en Sigalei. De esta manera, configurará su herramienta de monitoreo y no perderá ninguna información relevante.
Esta metodología, constantemente perfeccionada, está validada por nuestro equipo de Servicios, que cumple las funciones de analistas de monitoreo e inteligencia para los clientes que prefieren enfocarse 100% en estrategia y actuación.
Es con este método que identificamos información crítica en medio de un alto nivel de ruido, y así ayudamos a nuestros clientes a ganar más proactividad.
Conozca los siete pasos que adoptamos.
Paso 1 - Defina los temas
En Sigalei, llamamos “temas” a las carpetas o cajones que almacenan todos los documentos que serán capturados, analizados y compartidos en la institución. Estos temas deben pensarse con base en la estructura de toma de decisiones de su organización.
El objetivo es dar contexto a la información, otorgando más rapidez al proceso a quien tenga que interpretarla. Esto permite que quede bien claro que esa carpeta va a almacenar todo lo que sea de interés directo para un grupo específico de personas. Otro beneficio se da en el proceso de comunicación, ya que el sistema será capaz de generar alertas automáticas para las personas de su institución previamente determinadas.
De este modo, si su organización cuenta con personas que se ocupan de asuntos tributarios, se recomienda crear un tema “Tributario”. Y esto aplica para todo, ya sea un nuevo marco regulatorio, una adquisición en análisis en el Cade o un grave accidente en la competencia, por mencionar sólo tres ejemplos.
De un modo u otro, cabe destacar que, dependiendo de la complejidad y alcance de los temas abordados, un determinado documento podrá clasificarse en uno o más temas. Esta funcionalidad es perfecta para permitir que, ante situaciones de riesgo u oportunidad, personas de áreas distintas trabajen de forma coordinada.
Paso 2 - Defina el alcance del monitoreo
El segundo paso es definir cuáles son las geografías que impactan a su institución y los respectivos organismos gubernamentales de interés.
O sea: ¿su institución se ve impactada a nivel federal? ¿O en los estados y municipios? ¿Y cuáles?
En esta etapa, vale la pena considerar cuáles son los más relevantes para la institución. Esto ayuda a establecer los objetivos del monitoreo. Ejemplo: ¿el enfoque de actuación es municipal? Será este, por lo tanto, el monitoreo que se debe priorizar, en lugar del ámbito federal.
Una vez definido el alcance, es necesario determinar las arenas para cada tema: ¿Legislativo, Ejecutivo, Judicial, Medios de Comunicación o Redes Sociales? Es posible, por ejemplo, optar por monitorear el Municipio de São Paulo, la Asamblea Legislativa, el Diario oficial del municipio, el Twitter del Alcalde y del Gobernador. De acuerdo con la relevancia del tema, vale la pena monitorear todas las arenas; en otros casos, tal vez una arena sea suficiente.
Paso 3 – Elija las palabras clave
El tercer paso exige mucho cuidado: filtrar las palabras clave (o keywords, en inglés).
Nuestra recomendación: calibre bien los filtros en la plataforma y ajuste correctamente los términos. De este modo, recibirá sólo lo que tiene relevancia, sin perder nada que pueda ser significativo.
A continuación presentamos cinco categorías de palabras que puede utilizar en su monitoreo, mostradas en la figura y detalladas a continuación:
(A) NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN Y COMPETIDORES
Cree palabras clave con el nombre o apodo de la institución y competidores. Procure recordar el nombre de fantasía, la razón social, los apodos... Esto permite capturar menciones directas a la institución o a competidores que eventualmente indiquen ataques reputacionales o incluso el acercamiento de un actor relevante. Un ejemplo de apodo es el uso de “Palacio Bandeirantes”, en la Prensa, para referirse a actos del Gobierno del Estado de São Paulo.
(B) VALOR QUE LA INSTITUCIÓN APORTA A LA SOCIEDAD Y POSIBLES PROBLEMAS
Cree un conjunto de palabras clave representativas del valor que la institución aporta a la sociedad, y también los posibles problemas y pasivos socioambientales y económicos correlacionados con la actividad. Si su institución produce medicamentos para la diabetes, por ejemplo, las palabras clave pueden ser: diabetes, hipoglucemia, hiperglucemia, glaucoma, etc.
Con estas palabras clave, logrará identificar señales de tendencia relacionadas con los temas de su interés que están en debate en la sociedad, aunque no afecte directamente su modelo de negocio en este momento. Significa una mirada al horizonte, con el objetivo de identificar lo que está por venir.
(C) ESTRUCTURA PRODUCTIVA DE LA EMPRESA
Cree un conjunto de palabras clave que represente la estructura productiva de su organización.
- Materias primas;
- Tecnologías utilizadas;
- Productos fabricados;
- Embalajes utilizados;
- Servicios ofrecidos;
- Procesos productivos utilizados;
- Consumidores impactados;
- Clases trabajadoras de los empleados;
- Canales de distribución;
- Modos de logística;
- Formas de publicidad.
Esta lista funciona como una brújula para la definición de las palabras clave. Y es un trabajo que debe hacerse desde el principio, sobre todo porque aumenta su percepción de qué filtros son relevantes. Con estas palabras clave, logrará identificar señales de riesgos/oportunidades o ventanas de actuación más concretas, que impactan directamente la operación de su institución.
(D) REGULACIONES APLICABLES
Buena parte del trabajo de RIG tiene relación directa con cambios regulatorios y/o legislativos con potencial de impactar a la institución. Por eso, es absolutamente fundamental estudiar el marco regulatorio sectorial y las siguientes normas inherentes al negocio:
• Regulación laboral;
• Regulación tributaria aplicable;
• Regulaciones específicas de los propios productos, etc.
Una forma eficaz de identificar riesgos y oportunidades es configurar como palabras clave la base regulatoria aplicable a su institución, es decir, leyes y medidas infralegales pertinentes. Estas nomenclaturas, por sí solas, son suficientes para capturar información importante para su monitoreo.
Ejemplo: 'Ley Nº 11.445/2007'.
Con estas palabras clave, logrará identificar riesgos/oportunidades mucho más concretos, y de forma más precisa las alteraciones en la estructura regulatoria en la que su institución se sustenta actualmente.
(E) EXTERNALIDADES SOCIOAMBIENTALES DE LA INSTITUCIÓN (ESG)
Cualquier negocio tiene externalidades socioambientales. O sea, puede generar ganancias o pérdidas de orden social y/o ambiental.
El desafío, aquí, es entender cómo la sociedad se está movilizando en torno a temas que impactan su modelo de negocio y seleccionar palabras clave que le permitan identificar riesgos u oportunidades o temas relacionados con las políticas de ESG de su institución.
Con estas palabras clave, logrará identificar señales de tendencia relacionadas con los temas de su interés que se están debatiendo en la sociedad, incluso si no afectan directamente su modelo de negocio en la actualidad. Es una mirada al horizonte y para identificar lo que está por venir.
Paso 4 - Encapsule las palabras clave en grupos de temas y dentro de temas
El cuarto paso consiste en agrupar el conjunto de palabras clave. Este grupo debe recibir el nombre de un tema de interés de la institución. Además de facilitar el procesamiento de los documentos encontrados, esta agrupación permitirá extraer información que conecte temas a determinados asuntos.
Un buen consejo es estipular el grado de importancia de cada asunto, con notas del 1 al 10, de acuerdo con el nivel de relevancia para la institución, conforme al siguiente ejemplo:
Radar:
Tema: Fármacos
Nombre: Enfermedades raras (Tema)
Palabras clave: Diabetes, hipoglucemia, hiperglucemia
Importancia: (8) de 1 (menos importante) a 10 (más importante)
Paso 5 - Defina las palabras de contexto y negativas
En este quinto paso, es importante limitar el contexto de una determinada palabra clave para mejorar la precisión de la información capturada. O sea, la palabra “corazón” puede estar asociada a un contexto médico o ser utilizada como jerga o expresión de efecto.
Por lo tanto, es importante insertar en el sistema palabras clave que complementen las palabras clave previamente destacadas. En contrapartida, existen otras palabras que eliminam el contexto deseado; en este caso, use palabras negativas para eliminar estos contextos.
Volviendo al caso del corazón. Piense en el contexto de una empresa que fabrica materiales quirúrgicos para trasplantes. En este caso, el radar quedaría así:
Palabra clave principal: Corazón
Palabra de contextualización: Trasplante
Palabra de exclusión: Calentito
Paso 6 - Defina las partes interesadas y conéctelas a los temas
El sexto paso es uno de los más fundamentales para la estrategia de RIG.
Procure entender cuáles son los actores más importantes dentro de cada tema. Seleccione aquellos nombres e instituciones que tienden a influir en la toma de decisiones siempre que hacen un pronunciamiento dentro de una temática, y cree palabras clave que contengan el nombre de estos actores, asociadas a otras palabras relacionadas con los temas pertinentes.
Siempre que estos actores se pronuncien, el sistema destacará los documentos. Esto es importante porque cuanto mayor es el peso de un actor mencionado, mayor es la probabilidad de que estos documentos sean relevantes, y esto facilita la priorización del análisis de la información.
Paso 7 – ¡Revise y actualice siempre la base de datos de palabras clave!
Este paso es muy importante y tiene validez permanente. Este es el secreto de un monitoreo robusto y confiable. Cada vez que detecte que no se capturó un documento relevante, realice el ajuste en las palabras clave.
Estas revisiones y actualizaciones periódicas son esenciales para cerrar todos los puntos ciegos, y disminuir la probabilidad de perder información crítica.
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Estamos seguros de que esta guía contribuye en gran medida a una parametrización más asertiva.
Invertir en esta etapa, créame, es una ganancia de productividad en el monitoreo de RIG.
Y esta es la metodología que utilizamos con éxito aquí en Sigalei.
Contamos con una plataforma de tecnología robusta, con recursos de inteligencia artificial. Y los comentarios de nuestros clientes han sido de gran valor para perfeccionar el software.
También somos especialistas en monitoreo y análisis.
Y estamos seguros de que podemos ayudarle a mejorar su proceso, no sólo para realizar búsquedas más eficientes, sino sobre todo para identificar riesgos y oportunidades con más rapidez.
Conversemos para poder presentarle todas nuestras soluciones.
¡Espero su mensaje!
Felipe Molina es el Director de Éxito del Cliente de Sigalei
felipe@sigalei.com.br
