Los Analistas de Monitoreo y/o de Inteligencia son profesionales sumamente importantes.
Ellas/ellos son quienes alimentan al equipo de Relaciones Institucionales y Gubernamentales (RIG o RelGob) con información para respaldar el proceso de toma de decisiones.
Y no solo para acompañar/analizar el trámite de proyectos de ley. Sino también para observar/evaluar el movimiento de las partes interesadas, entre otras funciones.
No es un trabajo fácil. Exige bastante concentración y conocimiento. Pero este proceso de monitoreo y análisis puede ser mucho más rápido y eficaz.
Para que usted gane tiempo, compartimos un resumen de nuestra metodología y algunos consejos que aplicamos a diario en nuestro servicio de inteligencia Sigalei.
Antes que nada, es necesario pensar en el proceso de monitoreo en 5 pasos:
1. Filtrado;
2. Agrupación y Priorización;
3. Cualificación;
4. Categorización;
5. Comunicación.
Vea cómo funciona cada uno de estos pasos:
1. Filtrado: el primer paso para monitorear
¿Qué tipo de información va a analizar?
¿Y qué se dejará de lado?
Estas dos preguntas son ineludibles para un buen monitoreo de RIG.
En esta misión, el primer paso es evaluar cómo parametrizar el filtro de monitoreo. No se puede equivocar. Si abre demasiado, recibirá mucha basura. Si cierra más de lo necesario, corre el riesgo de perder información útil.
Por lo tanto, es muy recomendable utilizar una herramienta en esta etapa si no quiere perder información relevante, ya que el trabajo aumentará de forma exponencial siempre que la estrategia demande la incorporación de nuevos temas, palabras clave o fuentes, como, por ejemplo, nuevos medios de prensa o perfiles de partes interesadas en redes sociales.
2. Agrupación y Priorización: separar lo que es relevante
Tan pronto como se haya capturado toda la información, es necesario analizarla. Es decir, separar lo que es relevante para quien lidera las RIG en la organización.
Sin duda, se trata de una inmensa responsabilidad, ¿no?
Pero una técnica puede ayudarle en esta tarea.
Consiste en agrupar y priorizar los grupos de información que se procesarán en función de un conjunto de criterios. Esto le permite analizar primero lo que tiene mayor probabilidad de ser importante. Así, el impacto será menor si se produce una pérdida en esta selección.
Parece complicado, pero para ilustrar bien esta etapa, haré una analogía. En casa, cuando necesito lavar los platos, hago una selección de todos los elementos para agilizar el proceso. Apilo los platos, dejo los vasos en un rincón y pongo los cubiertos juntos en un recipiente. ¿Y por qué lo hago? Porque disminuye considerablemente mi esfuerzo cognitivo. Como son objetos con formas similares, esta tarea doméstica fluye en piloto automático, sin que tenga que analizar el contexto en todo momento.
La misma técnica se aplica al procesamiento de información en RIG.
Un ejemplo: ¿qué le parece definir prioridades de análisis? ¿Comenzar por los trámites de las propuestas de mayor impacto regulatorio? ¿O por noticias de temas más relevantes para la organización? ¿O publicaciones de una misma parte interesada en las redes sociales? Y así sucesivamente.
Otra técnica con resultados probados es procesar la información capturada en lotes más pequeños. Es decir, en lugar de hacer la selección inicial de toda la información a la vez, considere hacerlo por lotes. Puede creerlo: esto vale valiosos minutos para mantener su enfoque, reduciendo las posibilidades de eliminar, sin darse cuenta, información que sea relevante.
3. Cualificación: interpretar la información monitoreada
No hay secreto: un equipo de RIG funciona bien si cada eslabón del proceso entrega la información bien tratada a quien la recibirá.
Por lo tanto, para cada información encontrada, es necesario interpretar aquellas que sean relevantes bajo el enfoque de la estrategia de la organización y de su modelo de negocio.
Este trabajo de edición será fundamental para reducir el esfuerzo cognitivo del receptor de la información, permitiéndole comprender todo en menos tiempo y tener una toma de decisiones más ágil. Y esto significa menos tiempo perdido, y menor probabilidad de fallos en la toma de decisiones por información que no haya sido bien asimilada.
Importante: no olvide proporcionar el acceso a la fuente de la información. Esto mejora la interpretación, da contexto y genera confianza en el receptor del mensaje, además de facilitar la gestión y recuperación de la información.
4. Categorización: estructurar la información monitoreada
¡Categorizar es productividad!
Este paso ayuda a reducir significativamente el esfuerzo cognitivo del equipo de RIG. Al fin y al cabo, volviendo a usar una metáfora doméstica, es mucho más difícil cocinar en un ambiente desordenado que en otro súper organizado, ¿verdad?
Pero... ¿qué son estas categorías?
Consisten, básicamente, en etiquetas, propiedades y rótulos (tags).
Quedan vinculadas a cada información nueva que ya haya sido cualificada, y deben organizarse dentro de uno o más grupos.
En resumen, las categorías permiten:
- Extraer insights – Significa detectar tendencias. Es decir: al agrupar la información clasificada, notará el surgimiento natural de patrones en los movimientos políticos y regulatorios. Esta visión panorámica facilita la comprensión de un problema y ayuda en la toma de decisiones.
- Facilitar la toma de decisiones – La información categorizada permite una rápida toma de decisiones. Un ejemplo: los trámites clasificados con la etiqueta “críticos” ayudan a dar sentido de urgencia al equipo de RIG.
- Refinar el proceso de priorización – Es lo que abordamos en la segunda etapa de este texto. Como sabemos, el monitoreo político no se restringe al tratamiento de información nueva. Implica agregar más contenido para complementar la información analizada anteriormente. Un ejemplo clásico en RIG son los proyectos de ley de alto impacto regulatorio. Una vez presentados, sus desarrollos suelen ser sumamente relevantes. Cualquier avance en el trámite se examina con lupa. Son más importantes para la estrategia más inmediata de las empresas que la presentación de un nuevo proyecto de menor impacto.
- Facilitar el proceso de comunicación – Es lo que veremos en la siguiente etapa.
5. Comunicación.
La comunicación es fundamental. Al fin y al cabo, la razón de ser de un proceso estructurado de RIG, al final del día, es mantener a todos bien informados: tomadores de decisiones, estrategas y actores.
Pero... ¿cómo hacer esto sin ruidos?
Un buen camino es alinear las expectativas.
Establezca un conjunto de reglas de intercambio (sharing) según la categoría de la información.
Defina la frecuencia, los canales, el formato de comunicación y el marco temporal (diaria, semanal, mensual, etc.).
Aquí van algunos ejemplos prácticos:
1. Definir que toda la información categorizada como “crítica” se comunicará por WhatsApp u otras aplicaciones tan pronto como sea detectada, y establecer un criterio para el formato del mensaje (título, análisis, enlace a la fuente original y categorías asociadas).
2. Preestablecer que toda la información categorizada como trámites, dentro de un marco de tiempo semanal, se compartirá semanalmente en un informe en formato PDF, que se enviará por correo electrónico los lunes o viernes.
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La belleza del trabajo de RIG es que, cuanto más se perfeccionan los procesos, más resultados produce el equipo.
Aquí en Sigalei hemos trabajado duro para desarrollar una tecnología patentada.
Nuestro objetivo es ayudar a los clientes a identificar riesgos y oportunidades, apoyando los respectivos procesos de decisión.
Contamos con soluciones de monitoreo y un equipo con experiencia en análisis.
Estamos seguros de que nuestra experiencia puede darle un gran impulso a su proceso.
¿Quiere saber más?
¡Hablemos!
Espero su mensaje.
Ivan Ervolino es Director de Servicios de Sigalei
ivan@sigalei.com.br
