Transformar información en conocimiento es uno de los grandes retos de las organizaciones, principalmente en la Era Digital.
Y es fácil entender por qué: es asombroso el volumen diario de datos y mensajes.
Es internet, redes sociales, WhatsApp, correos electrónicos, revistas, periódicos, radio y televisión, además de reuniones, seminarios web, conversaciones en el ascensor o en la cafetería.
Organizar este “desorden” es vital para los profesionales de Cumplimiento y Jurídico.
Y una de las mejores formas de mejorar su vida es crear una biblioteca regulatoria.
¿Qué son las bibliotecas regulatorias?
Básicamente, se trata de una base de datos con todas las leyes y normas que son aplicables a la operación de una empresa.
Crear una biblioteca regulatoria, actualizada automáticamente, es muy útil para explicitar el entorno regulatorio que impacta a una institución o a todo un sector en el día a día.
Para dar visibilidad a la relevancia de esta herramienta, desarrollamos este texto con las ventajas básicas de crear una biblioteca regulatoria, organizadas en tres niveles.
Compruébelo:
1. Ventajas a nivel estratégico [directores, estrategas]
Cuando su empresa crea una biblioteca regulatoria, ¿qué está haciendo, en la práctica?
Está explicitando los pilares regulatorios que fundamentan la actuación de la empresa. Lo que antes parecía abstracto, o de dominio exclusivo de las direcciones específicas, pasa a ser concreto. Y para todos. Y esta gestión del conocimiento es decisiva. Con ella, la empresa gana tiempo para actuar y reaccionar, y tiene la oportunidad de crear una agenda más proactiva.
Es imprescindible, por tanto, para quienes se relacionan con el C-Level de una organización, dar visibilidad a todo el proceso regulatorio que norma la actuación de las diversas áreas de una compañía.
Más que nada, la biblioteca regulatoria es un activo.
Con ella, todo queda mejor estructurado internamente: información sobre leyes, ordenanzas, resoluciones, en diversos ámbitos (federal, estatal, municipal e incluso internacional, en el caso de empresas con comercio exterior o acciones en la Bolsa de NY).
Otro beneficio es promover la integración: la biblioteca facilita la acción conjunta entre las diversas áreas (Jurídico, Financiero, Operaciones, Recursos Humanos, etc.) y agiliza la toma de decisiones. Después de todo, cada área necesita tener una visión panorámica sobre las demás, incluso porque los temas regulatorios suelen ser multidisciplinarios.
Desde el punto de vista tecnológico, la base de datos puede estar perfectamente conectada a otros sistemas internos de gestión, permitiendo que la información circule.
Esta gestión del conocimiento genera ventajas competitivas para el negocio, sobre todo en un momento en que el ESG ha pasado a ser tan relevante.
2. Ventajas a nivel táctico [gerentes]
La biblioteca regulatoria es una herramienta de gestión.
Contar con una plataforma que reúna todas las reglas, de forma organizada y actualizada, disminuye sustancialmente los riesgos de que un área determinada de la empresa no esté en conformidad, garantizando una mejor gobernanza.
Es justamente esta la importancia del monitoreo con actualización automática. Permite que la información llegue a la organización, tan pronto como se publique en el Diario Oficial.
De este modo, la empresa toma conocimiento de estas informaciones inmediatamente, lo que proporciona un beneficio expresivo de tiempo para tomar acciones correlacionadas en sus diversas esferas. Por ejemplo: digamos que una nueva regla determina, al final del día, un aumento de personal para cumplir con un requisito determinado, este monitoreo permitirá que el área de Operaciones active el área de Recursos Humanos, evitando que una fiscalización pueda generar pasivos para la empresa.
Después de todo, sólo se puede gestionar aquello que es explícito. Y la biblioteca regulatoria ayuda a medir el proceso de cumplimiento, al viabilizar la extracción de métricas y conforme a los KPIs establecidos para la medición del desempeño del equipo.
3. Ventajas a nivel Operativo [analistas]
La biblioteca regulatoria reduce los costos de monitoreo.
El trabajo de actualización se realiza diariamente, de forma automática. De este modo, se elimina el riesgo de perder información crítica por error manual de monitoreo.
Con este servicio, los recursos del equipo de cumplimiento y jurídico pueden ser utilizados de forma más estratégica.
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La biblioteca regulatoria no es un entorno digital que deba quedar en el olvido.
¡No!
Definitivamente, las bibliotecas deben ser actualizadas constantemente, sirven como una especie de disparador para la toma de decisiones y acciones prácticas.
Esta base de datos requiere accesibilidad 24/7 para consulta de los equipos jurídicos y de cumplimiento.
Aquí en Sigalei, nuestro equipo de Servicios tiene experiencia en organizar bibliotecas regulatorias, formateando un catálogo de información alineado con los objetivos de cada cliente.
Una de nuestras entregas, por ejemplo, es preparar análisis de contexto para mostrar cómo se aplica cada regla a cada organización, ayudando a clasificar cada norma para que la empresa tenga pleno conocimiento de si está o no en conformidad. Esto ayuda al pleno cumplimiento de los más altos estándares de cumplimiento. También enviamos alertas con los cambios regulatorios que impactan directamente en el negocio o a todo un sector.
Todas estas soluciones pueden presentarse en una reunión muy corta y objetiva.
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* Frederico Oliveira
frederico@sigalei.com.br
