En el mundo contemporáneo, en plena era de la información, la capacidad de basar las decisiones en datos representa una ventaja competitiva crucial para cualquier organización.
Sin embargo, los datos tienen una naturaleza fluida y adquieren formas según la perspectiva del análisis. Por lo tanto, para que estos datos se conviertan en información procesable, es imperativo organizarlos de manera precisa y coherente, considerando tanto la perspectiva del analista como la del tomador de decisiones, haciendo referencia a los objetivos delineados por la organización a la que sirven.
Frente a este desafío, a lo largo de ocho años de experiencia desarrollando Sigalei, exploramos varios enfoques para organizar datos de una manera que tenga sentido para nuestros clientes. Este esfuerzo culminó en la metodología que se presentará en este artículo.
Llamamos a esta metodología PDIO, un acrónimo que se refiere a una lista de verificación de las cuatro preguntas esenciales que debemos abordar para establecer los parámetros necesarios para crear una estructura lógica de generación de inteligencia, con el objetivo de sostener el proceso de toma de decisiones basado en datos.
Preguntas esenciales de la metodología PDIO:
[P] ¿Qué son los Productos de Información?
Los Productos de Información se refieren a los resultados concretos y formateados que se generan a partir del procesamiento, análisis e interpretación de datos. Son las formas en que la información se presenta y se entrega a los destinatarios, como los tomadores de decisiones, los gerentes, el personal técnico o cualquier otra audiencia relevante.
Estos productos pueden adoptar diversas formas, como informes detallados, paneles interactivos, gráficos, tablas, alertas automatizadas, presentaciones visuales y otros formatos de visualización de datos. La elección del formato del Producto de Información depende de la naturaleza de las decisiones a tomar, las preferencias del usuario final y los objetivos de comunicación.
En resumen, los Productos de Información son los medios a través de los cuales los conocimientos y conclusiones derivados de los datos se comunican de forma clara, comprensible y relevante a las partes interesadas, ayudándoles a tomar decisiones informadas y fundamentadas.
[D] ¿Quiénes son los Decisores y cuáles son las Decisiones?
La infraestructura actual de datos e información se está desarrollando con el propósito de servir a los tomadores de decisiones, individuos que tienen la responsabilidad de guiar a sus organizaciones hacia las metas deseadas. En consecuencia, identificar a estos responsables de la toma de decisiones es un paso crucial para garantizar la asignación adecuada de cada pieza de información generada.
La identificación clara de los responsables de la toma de decisiones es fundamental, ya que la información debe adaptarse al producto de información con precisión, considerando una serie de variables esenciales:
Con respecto a los tomadores de decisiones:
- Jerarquía: La posición jerárquica de quien toma la decisión influye en la autoridad, pero a menudo este poder va acompañado de limitaciones de tiempo. Por lo tanto, la información debe ser condensada y directa, enfocándose en los puntos cruciales.
- Preferencias individuales: Las preferencias personales varían; a algunos responsables de la toma de decisiones les gusta la información visual, mientras que otros optan por formatos más textuales. Comprender la preferencia de quien toma la decisión con respecto a la presentación de la información aumenta la probabilidad de una interpretación precisa.
- Nivel de conocimiento, experiencia y contexto: Cada persona que toma decisiones tiene un nivel distinto de conocimiento sobre diferentes tipos de información. Evaluar este nivel es crítico para determinar la necesidad de contextualización, reduciendo el riesgo de mala interpretación.
En cuanto a las decisiones:
- Frecuencia: Las decisiones pueden variar en frecuencia, ocurriendo diaria, anualmente o según se solicite. Explicar la frecuencia ayuda a determinar el alcance de la infraestructura necesaria para producir información, influyendo en los costos asociados.
- Impacto: Las decisiones pueden generar consecuencias más o menos significativas. Comprender este impacto es crucial para establecer márgenes de error aceptables y determinar el costo máximo justificable para adquirir información específica.
- Urgencia: La urgencia de las decisiones varía según el momento de la demanda. Esto limita la cantidad viable de datos a recopilar.
[I] ¿Qué Información es Necesaria?
Comprender qué información es esencial para cada proceso de toma de decisiones es una etapa fundamental en la estructuración de la infraestructura de datos e información. A partir de esta definición, establecemos los parámetros necesarios para orientar las siguientes fases del modelado de datos:
- Fase de recolección: Durante la etapa de recolección de datos, identificamos los elementos esenciales para construir el análisis planificado y ubicamos su existencia en bases de datos específicas. En esta etapa es muy importante evaluar el apego del dato a la realidad, para determinar su pertinencia y utilidad. Al mismo tiempo, calculamos el costo asociado a la recopilación, que puede variar en función de la calidad de la base de datos y su conformidad con los requisitos necesarios.
- Estructuración: Una parte significativa de los datos disponibles no está estructurada o está fuera del formato adecuado para la información que necesitamos extraer. Por lo tanto, desarrollamos algoritmos de estructuración para adaptarlos a nuestras necesidades. Dependiendo del nivel de estructuración requerido, esta etapa impacta significativamente el costo de generar información.
- Proceso de filtrado: Durante la fase de filtrado, establecemos criterios precisos para la selección de datos relevantes, descartando aquellos que no contribuyan a la construcción de la información deseada. Un punto de extrema importancia es la determinación del margen tolerable de pérdida de datos, ya que el costo asociado a esta pérdida crece exponencialmente a medida que este margen se reduce, lo que no siempre va acompañado proporcionalmente de beneficios.
Etapa de anotación: En ciertos análisis, se vuelve esencial introducir anotaciones en los datos basados en referencias predefinidas. Este procedimiento resalta rasgos específicos de los datos, como una evaluación del grado de impacto de un punto de datos en particular. En este contexto, es de suma importancia establecer el nivel de precisión deseado para dichas anotaciones, ya que a mayor precisión deseada, mayor será el costo asociado al algoritmo empleado para realizar las anotaciones.
- Proceso de categorización: Para dar sentido y viabilidad operativa a los datos, es fundamental categorizarlos de forma coherente con las perspectivas del equipo y/o de la organización. El pináculo de importancia en esta fase radica en la selección de las categorías que mejor se alineen tanto con el equipo como con la organización. Es crucial que estas categorías se fundamenten en los objetivos que el equipo persigue, los cuales están conectados con los "Objetos de Gestión", que comentaremos más adelante.
- Etapa de agregación: Para lograr una visión integral y moldear un panorama cohesivo a partir de los datos, procedemos a agregar los elementos. Este enfoque se asemeja a crear una imagen en un monitor, donde innumerables píxeles se unen para formar la imagen completa. Una vez que todos los pasos anteriores se han llevado a cabo con precisión, esta fase tiende a fluir sin grandes obstáculos. El principal desafío radica en descubrir la representación visual adecuada e intuitiva para retratar los datos agregados.
- Análisis: Finalmente, la etapa de análisis marca el momento en que los datos se ponen a disposición del analista, lo que permite la formulación de juicios pertinentes e interpretaciones alineadas con las demandas de quien toma las decisiones.
[O] ¿Qué son los Objetos de Gestión?
El término "objetos de gestión" abarca la idea de los objetivos que el equipo u organización pretende alcanzar en relación a stakeholders, temáticas, problemáticas, requerimientos regulatorios, entre otros. Es en torno a estos objetos de gestión que el equipo gestiona sus objetivos, tareas e información. Naturalmente, ya nos referimos a estos objetos de gestión en nuestras comunicaciones. Por ello, esta etapa corresponde al momento en que explicitamos estos objetos y los empleamos como base para la categorización de datos, asegurando que adquieran el sentido que el equipo ha esbozado, aumentando la eficiencia y eficacia durante el proceso de transmisión de la información.
La Metodología PDIO de Sigalei se presenta como una vía vital en el camino de transformar datos en decisiones inteligentes. En la actual era de la información, la capacidad de tomar decisiones basadas en datos no solo proporciona una ventaja competitiva, sino que también se ha convertido en un imperativo para el éxito organizacional.
La fluidez de los datos, que pueden adoptar diversas formas según el enfoque analítico, refuerza la necesidad de una organización precisa y coherente. PDIO, forjado a partir de ocho años de experiencia en Sigalei, ofrece un enfoque estructurado y sólido para esta organización, que atiende las perspectivas tanto del analista como de quien toma las decisiones.
Las preguntas clave de la metodología: ¿Cuáles son los Productos de Información? ¿Quiénes son los Decisores y Decisiones? ¿Cuál es la Información Necesaria? ¿Qué son los Objetos de Gestión? – esculpen el camino que guía la transformación de datos en inteligencia procesable. Desde la planificación hasta la visualización, desde la recopilación hasta el análisis, cada paso se describe meticulosamente, considerando los matices de las decisiones y los objetivos de las partes interesadas.
En última instancia, la Metodología PDIO se traduce en más que un mero proceso. Es la esencia que infunde significado y dirección en los datos, empoderando a las organizaciones a obtener información significativa y tomar decisiones estratégicas informadas. En el corazón de PDIO se encuentra el entendimiento de que los datos bien administrados se convierten en decisiones inteligentes, transformando cómo enfrentamos desafíos y aceptamos las oportunidades del mundo contemporáneo.
